Dans le cadre d’un projet pour lequel l’appel d’offres se tenait via le Système électronique d'appel d'offres (S.E.A.O.), vous avez présenté une soumission au montant de 160 000 $. À l’ouverture des soumissions, vous êtes le plus bas soumissionnaire, avec une différence de près de 50 000 $ avec le deuxième. Vous faites des vérifications et constatez que vous avez fait des erreurs. Vous avez oublié d’inclure des montants pour certains équipements et vous avez donné un prix pour un type de luminaires, alors que le devis exigeait un modèle particulier plus dispendieux. Vous en avisez donc l’organisme et le questionnez relativement à ce que vous pouvez faire vu la situation. Sans que vous n’ayez eu de réponse, le conseil d’administration prend la résolution d’octroyer le contrat au deuxième plus bas soumissionnaire. Vous recevez dans les jours suivants une mise en demeure de payer 16 000 $, soit 10 % du prix de votre soumission, qui était garanti au moyen d’un cautionnement. Êtes-vous tenu de payer ce montant alors que vous considérez n’avoir jamais refusé d’exécuter le contrat?

Si on ne vous a pas formellement mis en demeure d'exécuter le contrat, non.

Rappelons que le dépôt d'une soumission constitue une offre irrévocable. Si sa soumission est acceptée, le soumissionnaire est lié et ne peut se retirer.

Dans la situation présentée, vous êtes en principe obligé d'exécuter les travaux. Toutefois, comme vous étiez en attente d'une réponse à savoir si vous pouviez ou non vous retirer, vous n'avez pas manifesté l'intention de refuser de donner suite à votre soumission et de ne pas exécuter les travaux. Dans un tel cas, avant d'accorder le contrat au deuxième soumissionnaire, l'organisme devait vous mettre en demeure de le signer.

Mais attention! Il peut arriver qu'il y ait urgence, par exemple lorsque le devis prévoit que les travaux doivent être exécutés dans un court délai suivant l'acceptation de la soumission. L'organisme pourrait alors ne pas être obligé de vous mettre formellement en demeure.

Il importe donc d'être toujours consciencieux dans la préparation des soumissions, car il n'est pas toujours possible de s'en sortir.