Communications

Une entreprise (client, fournisseur, etc.) peut compter plusieurs individus. Non seulement il existe plusieurs manières de communiquer avec l’entreprise (par la poste, par courriel, via son site web, par téléphone, par télécopieur), ajoutez le fait que chaque individu relié peut également avoir une adresse différente, une ou plusieurs adresses courriel, des numéros de téléphones distincts (numéro de l’entreprise suivi d’une extension, numéro à la résidence, cellulaire, numéro d’urgence, etc.).

Gestion CMEQ propose un concept inédit de règles de communications qui vous permettent de choisir parmi l’ensemble des possibilités et ainsi créer à volonté des règles en fonction du contexte.

Vous pouvez donc, par exemple, créer une règle pour l’adressage du relevé de compte qui utilisera un individu comme contact, avec l’adresse de l’entreprise, le numéro de cellulaire du contact, le fax de l’entreprise et le troisième courriel de l’individu. Vous utiliserez la note pour expliquer à vos collègues comment utiliser la règle (ex. : Cette entreprise nous autorise à envoyer le relevé par courriel exclusivement). Au moment de la production du relevé de compte, Gestion CMEQ associera automatiquement cette règle au document.

Autres exemples de contextes :

• Adressage de la facture
• Emplacement des travaux
• Adressage du relevé de compte
• Adresse de l’expéditeur
• Adresse de livraison
• Adresse du fournisseur
• Adressage du chèque fournisseur
• Adressage du T4/R1
• Destinataire BSDQ
• Adressage du déboursé

Imaginez, vous pouvez, pour un même fournisseur, créer un bon de commande à l’intention du vendeur (adresse de l’expéditeur), saisir la facture en utilisant la règle « Adresse du fournisseur », et préparer le chèque qui utilisera automatiquement la règle « Adressage du chèque fournisseur ».

Il n’y a pas de limite au nombre de règles que vous pouvez créer.

Les implications d’une bonne utilisation de ce concept sont impressionnantes. Votre entreprise s’assure de communiquer les documents aux bonnes personnes, au bon endroit et de la bonne manière. Même un nouvel employé s’y retrouve aisément. Nul besoin de consulter à gauche et à droite pour savoir comment communiquer avec un client, les règles de communication se chargent de répondre à ces besoins en quelques clics !

En plus des règles automatisées, le logiciel offre l’option « Autre règle personnalisée » que vous pouvez utiliser pour créer des règles spécifiques (ex. : envoi de cartes de Noël, Clients VIP, etc.) qui vous permettront de créer des envois spécialisés (étiquettes, listes, fusions Word, etc.).

Vous avez donc l’assurance de posséder les outils nécessaires pour relever le défi de la complexité toujours croissante de communiquer adéquatement avec vos clients, fournisseurs, partenaires, employés, sous-traitants ou tout autre intervenant de votre choix.